|
Описание: |
Ми шукаємо системну, організовану та проактивну людину, яка стане незамінною опорою для нашої операційної команди. Ця роль ідеально підійде тим, хто любить структуру, увагу до деталей і не боїться багатозадачності.
Про нас
InsulaLabs — українська IT-компанія з командою 200+ людей, що живе ідеєю створювати круті команди, готові до довготривалих перемог
Наш основний девіз: «Люди на першому місці». І ми це доводимо, створюючи комфортні умови для наших талановитих співробітників.
Основна бізнес-модель — аутстафінг та аутсорсинг, що дозволяє клієнтам швидко масштабувати свої команди завдяки нашим висококваліфікованим фахівцям.
Ми працюємо на ремоуті, віримо в розвиток та системність та хочемо, щоб наш Operations Assistant теж ділився підтримував цю філософією.
www.insulalabs.co/ua
Ваші основні зони відповідальності: Організація задач та управління процесами
* Участь у командних мітингах: фіксація завдань, їх розподіл між учасниками та подальший контроль виконання через таск-менеджер.
* Управління завданнями та проектами через task manager: постановка, контроль термінів, звітність.
* Контроль за дотриманням внутрішніх регламентів і процесів.
* Спільна з керівниками департаментів розробка та вдосконалення SOP-ів, інструкцій, гайдів.
* Аналіз існуючих процесів та пропозиція покращень.
* Моніторинг комунікацій (Slack, email) для своєчасного виявлення нових задач і збору релевантної інформації.
* Підготовка регулярної звітності щодо прогресу та результатів команд.
Операційна підтримка
* Ведення та контроль бази технічного обладнання: облік, комунікація з постачальниками, організація ремонту та заміни.
* Управління доступами, обліковими записами, моніторинг використання сервісів та софтів.
* Участь у налаштуванні аналітичних дашбордів та звітів у співпраці з операційним менеджером.
* Пошук та впровадження нових інструментів для автоматизації (інтеграції між сервісами, CRM, e-mail tools тощо).
* Менеджмент підрядників: комунікація, контроль дедлайнів, узгодження завдань.
Sales Operations
* Підтримка CRM-системи (HubSpot): налаштування, створення сейлз-звітів.
* Автоматизація сейлз-процесів: робота з LinkedIn-інструментами, e-mail розсилками та іншими маркетинговими сервісами.
* Участие в процесі post-onboarding клієнтів разом з Delivery: підготовка онбординг-доків, аналітика прогресу, трекінг KPI, збір фідбеку.
* Підтримка Client Success процесів: супровід клієнтів на Adoption та Growth стадіях, оновлення документації та шаблонів, підтримка по CRM.
Адміністративна підтримка
* Виконання адміністративних запитів від керівників департаментів: створення презентацій, пошук конференцій та підрядників, оформлення гайдів, аналітичних матеріалів, закупівлі.
Ідеальний кандидат:
* Має 2+ ріки досвіду в ролях Operations, Administration, Project/Support Coordination.
* Вміє фасилітувати командну роботу, управляти зустрічами та забезпечувати продуктивну командну взаємодію.
* Володіє структурованим мисленням, дуже організована людина, яка обожнює звіти, шаблони, регламенти і порядок.
* здатен працювати в умовах багатозадачності.
* Має досвід управління проектами і задачами
* Добре орієнтується в аналітиці та приймає рішення на основі даних (data-driven). Розуміє що таке ROI, conversion rate, LTV і навіщо їх рахувати.
* Володіє інструментами автоматизації (CRM, ATS, ERP тощо) та вміє налаштовувати робочі процеси з їх допомогою.
* Розуміє що таке бізнес-процес, як його описати та систематизувати.
* Без проблема працює з ClickUp, Notion, HubSpot, Google Sheets, та може швидко розібратися з новим інструментом.
* Вміє самостійно знаходити рішення, бачити задачі у проблемах і брати відповідальність.
* Англійська — на рівні B1 і вище.
Особисті якості, які ми цінуємо:
* Системність, уважність до деталей.
* Проактивність та відповідальність.
* Швидкість прийняття рішень та виконання задач.
* Висока адаптивність, швидке навчання.
* Tech-savvy підхід: цікавість до нових інструментів та оптимізацій.
* Тайм-менеджмент і самоорганізація.
* Комунікаційні скіли та дипломатичність
Кар’єрний ріст:
* Ця роль може стати трампліном до позицій Operations Manager, Project Lead або Client Manager, Delivery manager — залежно від амбіцій, ініціативності та результатів.
* Можливість долучатись до створення нових проектів, підтримка від компанії в розвитку.
Відгукнутись на вакансію |
